Dropbox, iCloud und wie die Produkte auch alle heissen: nützliche Helfer im Umgang mit dem „Speichern in der Cloud“ von Dokumenten gibt es viele. Aber können diese auch bedenkenlos zu Geschäftszwecken genutzt werden? Und kann dieses einfache Speichern eventuell mit sinnvollen, dokumentenbasierten Geschäftsprozessen wie dem Prüfen, digitalen Unterzeichnen, Versionieren oder gar dem Archivieren von Dokumenten kombiniert werden?

Fragen, die sich so viele mobile Akteure in der heutigen, sich fortwährend global beeinflusster Unternehmenswelt, stellen. Jeder träumt insgeheim davon, jederzeit und ortsunabhängig „online“ im direkten Kontakt mit seinen Kunden, Mitarbeitern und Mitmenschen zu stehen. Die zugrundeliegenden oder entstehenden Inhalte sollten möglichst einfach alleine oder gemeinsam mit Kollegen mittels Browser oder Mobil Device kontrolliert im Zugriff stehen.

Viele von diesen Funktionen stellen etablierte Enterprise Content Management (ECM)-Systeme heutzutage umfänglich oder partiell zur Verfügung. Mehrheitlich sind diese Systeme in der eigenen Unternehmens-IT installiert und werden dort oft von spezialisierten Fachkräften selbst betrieben. Allerdings entfalten ECM-Systeme ihre Wirkung häufig nur mit einer hohen Integration in andere Systeme wie z.B. in ein ERP oder CRM. Daher ist das Betreiben oft komplex und erfordert viel Erfahrung und Spezialwissen. Die Anschaffung solcher Systeme ist meistens nicht ganz günstig, da neben der benötigten Infrastruktur und Lizenzen ein Integrationsprojekt finanziert werden muss. Je nach Integrationstiefe eines ECM-Systems sind aber auch die Kosten für den Unterhalt und Support nicht unerheblich.

Gibt es denn heute zum klassischen „ECM on-premise“ auch alternative Modelle?
Diese Frage kann mit einem klaren „Ja“ beantwortet werden. Schon seit längerem gibt es Anbieter, die alle oder einzelne Funktionsbereiche aus dem Kontext ECMaaS (ECM as a Service) als remote Managed Service im kundeneigenen Rechenzentrum betreuen, oder gar in einem externen Rechenzentrum für den Kunden betreiben. Die rasanten Entwicklungen im Umfeld der Cloud-Services ermöglichen es, dieses Betreuungsmodell so zu erweitern, dass der Kunde das ECM heute bereits als Service aus der Cloud beziehen kann – insbesondere den Bereich des Dokumenten-Managements und des Archivierens. Dadurch können verschiedene Vorteile realisiert werden: in finanzieller Hinsicht (Anpassung des Nutzungsumfangs an den tatsächlichen Bedarf, operative Kosten versus Kapitalkosten, Leistungs- und Kostentransparenz), in organisatorischer Hinsicht (vereinbarte Reaktionszeiten bei Störungen oder veränderten Anforderungen, geringeres Vorhalten von Spezialwissen ausserhalb des Kerngeschäftszwecks, Flexibilität in der Leistungsbereitstellung, Unabhängigkeit von externen Systemveränderungen) oder gar in rechtlicher Hinsicht (garantierte Erfüllung von Datenschutz- und Revisionsanforderungen). Andererseits sind aber sicherlich auch immer die Risiken wie Anbieterabhängigkeit, Komplexität des Service-Managements und kulturelle Dissonanzen zu beleuchten und im Gesamtkontext, auch im Vergleich zu einer on-premise Installation, zu beurteilen.

In der Praxis wird im Kontext von Prozess-Auslagerungen oft die Frage gestellt: Ist ein Umstieg auf ein Managed Service Modell aus der Cloud jetzt schon sinnvoll oder gar zu empfehlen?
Diese Frage muss grundsätzlich jedes Unternehmen aufgrund seiner aktuellen Situation und vor allem hinsichtlich seiner zukünftigen Ausrichtung beantworten. Dabei kann ein „Cloud-Readiness-Check“ hilfreich sein.

Grundsätzlich gilt die Empfehlung: das Thema „Einsatz von Managed Service“ bei grösseren Unternehmen abgeleitet von den Businessanforderungen in der IT-Strategie zu verankern und über einen „Step-by-Step-Ansatz“ sukzessive ausgewählte Bereiche umzusetzen. Diese sollten aus Erfahrung immer im Rahmen eines Projektes (u.a. mit klaren Zielen und Rahmenbedingungen) erfolgen, da nebst den technischen und organisatorischen Veränderungen bzw. rechtlichen Voraussetzungen auch kulturelle und menschliche Aspekte im Rahmen eines Change Managements mitbetrachtet werden müssen. Der Ansatz Step-by-Step schafft auch die Möglichkeit „Lessons learned“ in Folgeprojekte einzubringen und damit die Abwicklung von Auslagerungs-Projekten dahingehend zu optimieren. Für kleinere und mittelständische Unternehmen ist die Cloud heute oft die einzige Möglichkeit, professionelle ECM-Services hinsichtlich finanzieller und organisatorischer Belastung sinnvoll zu nutzen.

FAZIT:Das Thema ECM ist heute reif für das „as a Service“-Angebot. Die Fragen zu Datensicherheit und Datenschutz sind heute mehrheitlich beantwortet und die Betriebssicherheit von ECM-Prozessen „as a Service“ wird über Zertifikate wie z.B. ISO 20000, 27001 oder SSAE 16 strukturell unterstützt. Das Thema Integration wird über hybride Modelle ermöglicht und die Verbindlichkeit bezüglich Verfügbarkeit, Leistungsinhalten und Kostenfolgen wird heute durch entsprechende Service Level Agreements erreicht. Das bedeutet: Die Entscheidung „on-premise vs. ECMaaS“ wird nicht aufgrund fehlender Möglichkeiten, sondern über die individuellen Prämissen und Rahmenbedingungen der einzelnen Unternehmung und deren Entscheidungsträger gefällt. Die in den letzten Monaten stark angestiegene Anzahl von Anfragen nach ECM as a Service Angeboten zeigt aber auch, dass die Entscheidungsträger diese Option heute als reale Entscheidungsalternative anerkennen und in die Beurteilung miteinbeziehen.